Cloudtelefonie wordt steeds populairder onder mkb-bedrijven, en dat is niet voor niets. Maar past het wel bij uw organisatie? Hoe vindt de overstap plaats? Waar moet u precies op letten? We hebben voor u het hele proces van A tot en met Z uitgelegd in deze Q&A over cloudtelefonie.
Bij cloudtelefonie maakt u gebruik van een virtuele, externe telefooncentrale. U beschikt dus niet meer over uw eigen telefooncentrale, maar over eentje die wordt gehost door een telefonieaanbieder of een cloudprovider zoals Microsoft. De toestellen binnen uw organisatie maken via een internetverbinding contact met deze centrale.
Voice over Internet Protocol is letterlijk de stemoverdracht via internet. U belt dus net zoals bij cloudtelefonie via internet. Sterker nog, cloudtelefonie maakt gebruik van VoIP-technologie. Toch is er een belangrijk verschil. Bij cloudtelefonie is de telefooncentrale geplaatst in de cloud en daarmee in een extern datacenter. Bij VoIP kan de centrale in de cloud staan, maar het is ook mogelijk deze te plaatsen op uw eigen server en daarmee op uw eigen locatie.
Jazeker, juist voor het mkb biedt cloudtelefonie veel mogelijkheden. Daarnaast zijn de kosten relatief laag. U hoeft geen eigen telefooncentrale aan te schaffen en geen dure onderhoudscontracten af te sluiten. Daarnaast bespaart u op de belkosten. Bij Care4ICT merken we in de praktijk dat de meeste ondernemers besparingen realiseren van 60 tot 90 procent op de vaste kosten en 30 tot 70 procent op de belkosten.
Naast de lage kosten heeft cloudtelefonie nog meer voordelen. We noemen hier de belangrijkste:
Cloudtelefonie groeit en krimpt mee met uw organisatie. Wilt u 50 medewerkers toevoegen en daarna 25 collega's verwijderen? Dat is zeer eenvoudig. U kunt dit allemaal zelf doen in een online beheeromgeving.
Uw telefooncentrale is altijd up-to-date. Mocht er een storing plaatsvinden, dan heeft u een provider die u direct kan helpen.
U kunt cloudtelefonie koppelen aan andere cloudapplicaties. Denk aan een CRM-systeem voor automatische nummerherkenning, en aan uw agenda om oproepen automatisch door te schakelen naar collega’s. Bovendien kunt u integreren met onder meer Microsoft Teams of Salesforce. Het is zelfs mogelijk om bij gemiste oproepen automatisch e-mails te versturen.
Dankzij een eenvoudige online beheeromgeving bepaalt u alles zelf. Zo kunt u zelf altijd functionaliteiten aan of uit zetten.
U kunt de nummerweergave eenvoudig aanpassen. Belt een medewerker vanuit huis met een mobiele telefoon, dan kunt u de weergave zo instellen dat de ontvanger van de oproep gewoon het vaste nummer van uw onderneming ziet. Bij geen gehoor kan het telefoontje daarnaast worden doorgeschakeld naar een collega.
Diensten die gebruikmaken van internet zijn helaas gevoeliger voor securityrisico's. Gesprekken kunnen worden afgeluisterd en u kunt ook te maken krijgen met cyberaanvallen. Neem daarom een partner in de arm die werkt met hoge securitystandaarden. Misschien goed voor u om te weten dat die standaarden bij Care4ICT zeer hoog liggen, zodat u hier geen omkijken naar heeft.
Uw internetverbinding moet geschikt zijn voor cloudtelefonie. Controleer ook of u uw huidige telefoniecontract zonder problemen kunt opzeggen. Randapparatuur zoals de fax, frankeermachine en pinautomaat moet bovendien kunnen communiceren via internet. Precies dat is de reden dat Care4ICT inventariseert welke apparatuur gekoppeld is aan de bestaande telefooncentrale en of we hier een converter voor moeten inzetten.
Als mkb-bedrijf beschikt u niet over een grote IT-afdeling, als u deze überhaupt al heeft. Misschien leeft daardoor de angst dat een migratie te ingewikkeld is. Toch hoeft u zich hier geen zorgen over te maken. Het belangrijkste is dat u een partner heeft die u ondersteuning biedt bij iedere stap. Er zijn inmiddels enorm veel mkb-bedrijven overgestapt naar cloudtelefonie en dat had nooit gekund als het proces te complex is.
Cloudtelefonie heeft natuurlijk heel erg veel voordelen, maar eerlijk is eerlijk: het gaat hierbij wel om een IT-project en dit soort projecten gaat niet altijd foutloos. Ook zijn er gevallen bekend waarin de kosten na de overstap juist stegen. Het is dus cruciaal dat u samenwerkt met een goede partner en u goed laat informeren om de voordelen van cloudtelefonie niet teniet te doen.
Bekijk vragen zoals:
Kies op basis van uw eisen en wensen de leverancier die u gaat helpen in het gehele traject. Vervolgens kunt u met uw partner bepalen of er een businesscase is.
Maak samen met uw partner een goed overzicht van uw huidige omgeving. Hiermee voorkomt u dat u achteraf tegen problemen aanloopt. Bekijk bijvoorbeeld of uw netwerk geschikt is voor cloudtelefonie. Als deze te traag is of over te weinig bandbreedte beschikt, komt dit niet ten goede aan de kwaliteit. U moet er dus zeker van zijn dat de verbinding betrouwbaar genoeg is. Care4ICT helpt u hierbij met een snelheidstest van het netwerk. Op basis hiervan kunnen we zien of uw netwerk voldoet aan uw wensen en eisen ten aanzien van cloudtelefonie. Zo niet, dan hebben we daar uiteraard oplossingen voor. We evalueren ook al uw randapparatuur.
U heeft natuurlijk meerdere contracten lopen voor oplossingen en diensten. Deze kunnen niet allemaal op dezelfde datum opgezegd worden, dus wellicht dat u sommige contracten moet verlengen. Zorg wel dat u op tijd bent, dat kan u een hoop kosten besparen. Uw partner kan u hier goede adviezen over geven.
Als het internet overbelast raak, kan het zomaar gebeuren dat uw telefonie niet vlekkeloos werkt. Omdat dit u business kan kosten, is het belangrijk een alternatief te hebben. Hier zijn meerdere opties voor, dus bespreek deze met uw partner.
Nu u weet hoe de cloudtelefonie ingericht kan worden, kunt u de concrete kosten van het nieuwe systeem en de opbrengsten van de voordelen vergelijken met uw oude systeem. Kijk hierbij ook naar bijvoorbeeld de functionaliteit, de schaalbaarheid, de redundantie en het onderhoud. Passen de kosten bij uw budget? Dan kan de implementatie beginnen.
Een nieuw telefoniesysteem roept de nodige vragen op bij uw personeel. Reden dat we bij Care4ICT voor de livegang zoveel mogelijk vragen beantwoorden en op verzoek uw personeel trainen.
Meer weten? We houden van persoonlijk contact. Bel gerust naar 088-6444100 als u nog vragen heeft. Of mail naar sales@care4ict.nl