Steeds meer organisaties laten hun personeel deels of zelfs zoveel mogelijk thuiswerken. Dat vraagt om een moderne communicatietool die een efficiënte samenwerking op afstand mogelijk maakt. Microsoft Teams voorziet hierin. Wat zijn de belangrijkste voordelen en functionaliteiten van Teams? En hoe neemt u deze oplossing in gebruik?

Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een oplossing voor zakelijke communicatie. Teams faciliteert chatten en (video)bellen op desktop en mobiel. Daarnaast is het een veelzijdige samenwerkingstool. Miljoenen werknemers wereldwijd gebruiken Teams om te communiceren met collega’s, klanten, partners en leveranciers. De software is onderdeel van Microsoft 365 en wordt continu uitgebreid en verbeterd. Daardoor voldoet Teams altijd aan de hoogste eisen op het gebied van performance, functionaliteit en beveiliging.

Wat is er gebeurd met Skype for Business?
Skype for Business Online is sinds 31 juli 2021 niet meer beschikbaar. Microsoft kondigde in juli 2019 al aan dat deze oplossing zou gaan verdwijnen. Met Microsoft Teams is er gelukkig een meer dan waardige opvolger.

Wat kan ik zoal met Teams?
Veel mensen weten wel dat Teams gebruikt kan worden om te chatten en (video)bellen. Maar Teams biedt veel meer dan dat. Een greep uit de belangrijkste functionaliteiten:

  • Teams
    In Microsoft Teams worden groepen mensen ondergebracht in teams. Bijvoorbeeld collega’s van een bepaalde afdeling of mensen van verschillende organisaties die samenwerken aan een project. Teams kunnen besloten en alleen op uitnodiging toegankelijk zijn, maar het is ook mogelijk om alle werknemers toe te laten.

  • Kanalen
    Teams zijn onderverdeeld in overzichtelijke kanalen, waar de gesprekken van de teamleden plaatsvinden en het werk wordt uitgevoerd. Een kanaal gaat bijvoorbeeld over een specifiek onderwerp, project of vakgebied. De kanalen kunnen opengesteld worden voor alle teamleden of alleen voor bepaalde personen.

  • Documenten opslaan in SharePoint
    Elk team heeft een eigen map in SharePoint Online. Alle door teamleden gedeelde bestanden worden hier automatisch opgeslagen. Door de synchronisatie heeft iedereen altijd toegang tot de laatste versie. Gevoelige informatie kan worden afgeschermd met toegangsrechten en andere beveiligingsinstellingen.

  • Integratie met Microsoft 365
    Teams werkt naadloos samen met andere populaire Microsoft-diensten zoals Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook. Dit heeft vele voordelen. Zo is het mogelijk om vanuit Teams gelijktijdig met andere teamleden aan documenten te werken en kunnen Teams-gesprekken eenvoudig ingepland worden vanuit Outlook.

  • Online vergaderingen
    Teams bevat allerlei handige functies voor meetings. Zo is het opnemen van sessies, schermdeling en het uitwisselen van bestanden zeer eenvoudig. De ‘modus samen’ toont iedereen bij elkaar in één virtuele ruimte. Ook het onderverdelen van deelnemers in kleinere groepen (breakout rooms) behoort tot de mogelijkheden.

  • Inbellen met smartphone
    Met Teams is het ook mogelijk om via een smartphone in te bellen. Er zijn inbelnummers voor honderden steden overal ter wereld. Zo kan iemand zonder stabiele internetverbinding alsnog deelnemen aan een vergadering. Dit werkt via de agenda in Teams of een uitnodiging in Outlook.

Wat zijn de voordelen van Teams?
Teams fungeert als een centrale hub voor zakelijke communicatie. Van agenda’s en werkafspraken tot statusupdates, opnames van vergaderingen en bestanden: alles bevindt zich op één plek. Onoverzichtelijke e-maildiscussies behoren hiermee tot het verleden. Werknemers kunnen altijd en overal snel schakelen, zowel onderling als met externen, op de manier die zij prettig vinden. Daarmee is Teams een onmisbaar instrument om structuur toe te voegen, een hoge productiviteit te waarborgen en de werksfeer te verbeteren. Zeker binnen internationale bedrijven of organisaties waar thuiswerken de norm is.

Forrester heeft een groot onderzoek uitgevoerd naar de voordelen van Teams. Daaruit bleek onder meer dat het gebruik van Teams tot een fors hogere productiviteit en besparingen op personeelskosten leidt. Het wordt voor werknemers eenvoudiger om hun dagelijkse taken uit te voeren, wat de werknemerservaring verbetert. Ook zou Teams de kans op een ernstig securityincident met 1 tot 5 procent verkleinen. De verwachte return on investment (ROI) na drie jaar ligt op 393 tot 1085 procent.

Is het gebruik van Teams veilig?
Teams is onderdeel van Microsoft 365. Microsoft heeft een uitstekende reputatie als het gaat om de beveiliging van zijn producten. Net als Microsoft 365 bevat Teams dan ook een breed scala aan securityfunctionaliteiten. Zo is het mogelijk om niet-geautoriseerde personen te weren via multifactorauthenticatie (MFA). Gegevens zijn altijd versleuteld, zowel tijdens de verzending als in opslag. En Advanced Threat Protection (APT) biedt bescherming tegen schadelijke inhoud. Op deze pagina vindt u meer informatie over Teams en security.

Teams behoort tot de veiligste samenwerkingstools die er zijn. Maar cybercriminelen zoeken altijd naar nieuwe methoden om bedrijfsgegevens te stelen. Zelfs de best beschermde systemen kunnen gekraakt worden, en onveilig gebruik door werknemers vergroot de risico’s. Zorg er in ieder geval voor dat u de basisbeveiliging binnen Teams op orde heeft. Denk hierbij aan het activeren van MFA en het beperken van toegangsrechten voor gebruikers.

Wat heb ik nodig om Teams te gebruiken?
Bij Microsoft 365 zit een complete versie van Microsoft Teams inbegrepen. Het goedkoopste abonnement op Microsoft 365 kost slechts een paar euro per maand. Er is ook een gratis versie van Teams beschikbaar. Daarvoor heeft u alleen een Microsoft-account nodig. Gebruikers van Skype, OneDrive, Outlook.com of Xbox Live hebben al zo’n account.

Wat is het verschil tussen de gratis en betaalde versie?
De gratis versie van Microsoft Teams is prima bruikbaar. Toch zijn er zeker verschillen met de betaalde versie. Zo kan een ‘gratis’ gebruiker 2GB aan bestanden opslaan, terwijl dat voor een betaald account 1TB is. Ook zijn sommige functies alleen beschikbaar in de betaalde versie van Teams. Dan gaat het bijvoorbeeld om het opnemen van vergaderingen, telefonie en het hosten van online events voor tot wel 10.000 deelnemers. Verder biedt een betaald account veel meer mogelijkheden rondom configuratie en beheer. Microsoft heeft alle verschillen op een rij gezet.

Hoe rol ik Teams uit binnen mijn organisatie?
Microsoft Teams is gebruiksvriendelijk en werkt zeer intuïtief. De meeste mensen kunnen er snel mee uit de voeten. Bovendien is er online veel gratis trainingsmateriaal beschikbaar, zoals video’s waarin Microsoft in heldere taal uitlegt hoe alles werkt. Ook het installatieproces is vrij eenvoudig. Binnen een dag kan uw organisatie met Teams starten.

Wel is het verstandig om goed na te denken over de uitrol. Gaat u voor de organische aanpak, waarbij iedereen direct toegang krijgt tot alle functionaliteiten in Teams en de adoptie op natuurlijke wijze groeit? Of houdt u liever grip op het proces en kiest u voor een gefaseerde aanpak? Andere belangrijke aandachtspunten zijn de configuratie, het beheer en de security. Niet elke organisatie heeft hiervoor de expertise in huis.

In dat geval adviseren we u om een partner in te schakelen die gespecialiseerd is in Teams. Care4ICT is zo'n partner. We hebben al dusdanig veel Teams-trajecten begeleid, dat we echt alle ins & outs van deze samenwerkingstool kennen. Samen met u zorgen we ervoor dat de switch naar Teams maximaal rendement oplevert.

Wilt u ook profiteren van de voordelen van Teams? We leggen u graag uit welke mogelijkheden we voor uw bedrijf zien. Neem contact op via 088-6444100 of sales@care4ict.nl .